Sfide affrontate
Ogni anno, il Consiglio dei ministri dell'Unione europea designa formalmente le Capitali europee della cultura, con oltre 60 città che hanno ricevuto il titolo fino ad oggi. Il GO! L'Istituto 2025 è stato istituito per attuare le attività connesse all'iniziativa "Capitale europea della cultura". Le attività e le registrazioni che genera sono di significativa importanza regionale, nazionale e internazionale. Tuttavia, a causa della breve durata del progetto, sia il GO! 2025 L'Istituto e il fornitore pubblico di servizi archivistici, l'Archivio provinciale di Nova Gorica, dispongono di un tempo limitato per garantire un'archiviazione adeguata. Ciò include la supervisione della gestione dei record, la valutazione dei documenti e la conservazione dei materiali creati all'interno del progetto. Una delle sfide principali era che i dipendenti coinvolti nel progetto non avevano alcuna esperienza precedente nella conservazione dei documenti archivistici, obblighi legali o collaborazione con fornitori di servizi di archiviazione pubblici. Inoltre, data l'intensità delle attività del progetto e il loro breve lasso di tempo, i dipendenti non hanno avuto la possibilità di seguire una formazione supplementare in materia di protezione dei documenti d'archivio. All'inizio del progetto, erano anche inconsapevoli del volume e dei tipi di record che sarebbero stati generati. Le questioni chiave erano come ottenere informazioni importanti per la valutazione dei record e come migliorare la pratica di gestione dei record durante la creazione dei record per raggiungere l'obiettivo di accessibilità a lungo termine.
Soluzioni innovative
Gli archivi provinciali di Nova Gorica, in collaborazione con gli archivi della Repubblica di Slovenia (ARS) e con il sostegno dell'iniziativa eArchiving della CE, hanno sviluppato un approccio per lo sviluppo e l'attuazione di servizi basati sul concetto e sulle linee guida di Archiving by Design (AbD) Scan. Ciò potrebbe fungere da modello per le future capitali europee della cultura. L'architettura di riferimento eArchiving è stata utilizzata per illustrare la metodologia sia agli archivi che ai creatori di dati, in particolare attraverso le visualizzazioni relative ad AbD. L'implementazione del metodo AbD Scan ha coinvolto un coordinatore AbD Scan dedicato a GO! 2025, archivisti, direttore dell'Archivio provinciale di Nova Gorica, archivista dell'Archivio della Repubblica di Slovenia e consulenti dell'iniziativa eArchiving della Commissione europea. Brevi interviste sono state condotte con key GO! 2025 i dipendenti e il loro fornitore di servizi di informazione per raccogliere informazioni operative. Sulla base di queste informazioni, l'Archivio Provinciale di Nova Gorica ha preparato raccomandazioni e linee guida di attuazione per garantire che le informazioni rimangano reperibili, accessibili, leggibili, interpretabili, affidabili e a prova di futuro.
Benefici conseguiti
- Maggiore consapevolezza della gestione dei documenti e della conservazione degli archivi: Come istituto di nuova costituzione incentrato principalmente sull'attuazione delle attività, GO! Il 2025 ha riconosciuto la necessità di organizzare la gestione dei propri registri. Il metodo AbD Scan ha svolto un ruolo cruciale in questo processo.
- Accessibilità e inclusività a lungo termine: L'iniziativa Capitale europea della cultura mette in evidenza i temi che hanno plasmato le regioni su entrambi i lati del confine nazionale tra Italia e Slovenia. Questi hanno una più ampia rilevanza internazionale, come la guerra e la pace, le transizioni culturali attraverso le frontiere (dal contrabbando di tesori culturali ai moderni movimenti di rifugiati) e la sostenibilità. Attraverso l'attuazione di raccomandazioni e misure, l'accessibilità delle informazioni è stata migliorata, non solo per i cittadini di un paese, ma per entrambi. L'approccio AbD ha garantito l'adozione di misure adeguate per garantire che tali informazioni rimangano accessibili in modo sostenibile.
- Empowerment istituzionale e collaborazione interdisciplinare: La collaborazione tra archivi pubblici regionali e nazionali e GO! Il 2025 ha sostenuto la trasformazione digitale delle istituzioni culturali. Serve come modello per una pianificazione efficace della gestione dei documenti, garantendo la conservazione dei documenti d'archivio - e, per estensione, del patrimonio culturale - attraverso l'impegno attivo di diversi professionisti fin dall'inizio.
- Condivisione delle conoscenze e armonizzazione delle attività a livello europeo: La conservazione del patrimonio culturale della capitale europea della cultura 2025, Nova Gorica – Gorizia, contribuisce al più ampio panorama culturale europeo. Poiché il titolo è condiviso tra due città di paesi diversi, l'iniziativa promuove la collaborazione internazionale e la condivisione delle conoscenze per garantire la corretta conservazione dei documenti. Questo approccio fornisce sia una soluzione pratica che professionale per altre organizzazioni di progetto a breve termine.
Un modello per il successo
Il GO! L'approccio del 2025, incentrato sullo sviluppo e l'attuazione di servizi basati sul concetto e sugli orientamenti di Archiving by Design, potrebbe fungere da modello per le future capitali europee della cultura. Sebbene l'attuazione possa variare da un paese europeo all'altro, la pianificazione della conservazione a lungo termine e dell'accessibilità fin dall'inizio può costituire un prezioso precedente per progetti futuri di portata simile.