Väljakutsed
Igal aastal nimetab Euroopa Liidu Ministrite Nõukogu ametlikult Euroopa kultuuripealinnad, kusjuures praeguseks on tiitli saanud üle 60 linna. Jumal küll! 2025. aastal loodi instituut, et viia ellu Euroopa kultuuripealinna algatusega seotud tegevusi. Selle loodud tegevused ja dokumendid on märkimisväärse piirkondliku, riikliku ja rahvusvahelise tähtsusega. Kuid projekti lühikese kestuse tõttu on mõlemad GO! 2025. aasta instituudil ja avaliku arhiiviteenuse osutajal Nova Gorica provintsiarhiivil on nõuetekohase arhiveerimise tagamiseks vähe aega. See hõlmab dokumendihalduse järelevalvet, dokumentide hindamist ja projekti raames loodud materjalide säilitamist. Üks peamisi probleeme oli see, et projekti kaasatud töötajatel ei olnud varasemat kogemust arhiividokumentide säilitamise, õiguslike kohustuste ega avaliku arhiiviteenuse osutajatega tehtava koostöö valdkonnas. Võttes arvesse projekti tegevuste intensiivsust ja lühikest ajakava, ei olnud töötajatel võimalust saada arhiividokumentide kaitse alast lisakoolitust. Projekti alguses ei olnud nad teadlikud ka loodavate kirjete mahust ja liikidest. Põhiküsimused olid, kuidas saada teavet, mis on oluline dokumentide hindamiseks, ja kuidas parandada dokumentide haldamise tava dokumentide loomise ajal, et saavutada pikaajalise juurdepääsetavuse eesmärk.
Uuenduslikud lahendused
Nova Gorica provintsiarhiiv on koostöös Sloveenia Vabariigi arhiiviga (ARS) ja Euroopa Komisjoni e-arhiveerimise algatuse toel välja töötanud teenuste arendamise ja rakendamise lähenemisviisi, mis põhineb disainitud arhiveerimise (AbD) skannimise kontseptsioonil ja suunistel. See võiks olla eeskujuks tulevastele Euroopa kultuuripealinnadele. E-arhiveerimise etalonarhitektuuri kasutati metoodika illustreerimiseks nii arhiividele kui ka andmete loojatele, eelkõige AbD-ga seotud vaadete kaudu. AbD Scan meetodi rakendamine hõlmas spetsiaalset AbD Scan koordinaatorit GO! 2025, arhivaarid, Nova Gorica provintsiarhiivi direktor, Sloveenia Vabariigi arhiivi arhivaar ja Euroopa Komisjoni e-arhiveerimise algatuse nõustajad. Lühiintervjuud viidi läbi võtmega GO! 2025. aasta töötajad ja nende teabeteenuse osutaja, et koguda operatiivteavet. Selle teabe põhjal koostas Nova Gorica provintsiarhiiv soovitused ja rakendussuunised, et tagada teabe leitavus, juurdepääsetavus, loetavus, tõlgendatavus, usaldusväärsus ja tulevikukindlus.
Saavutatud kasu
- Suurem teadlikkus dokumendihaldusest ja arhiivisäilitamisest: Äsja asutatud instituut keskendus peamiselt tegevuste elluviimisele, GO! 2025. aastal tunnistati vajadust korraldada oma dokumendihaldust. AbD Scani meetod mängis selles protsessis olulist rolli.
- Pikaajaline kättesaadavus ja kaasavus: Euroopa kultuuripealinna algatuses tõstetakse esile teemasid, mis on kujundanud piirkondi mõlemal pool Itaalia ja Sloveenia vahelist riigipiiri. Neil on laiem rahvusvaheline tähtsus, nagu sõda ja rahu, piiriülesed kultuurilised üleminekud (alates kultuuriväärtuste salakaubaveost kuni tänapäevaste pagulasliikumisteni) ja kestlikkus. Soovituste ja meetmete rakendamisega on parandatud teabe kättesaadavust mitte ainult ühe riigi kodanike, vaid mõlema jaoks. AbD-lähenemisega tagati asjakohaste meetmete võtmine, et tagada kõnealuse teabe jätkusuutlik kättesaadavus.
- Institutsioonide mõjuvõimu suurendamine ja interdistsiplinaarne koostöö: Koostöö piirkondlike ja riiklike avalike arhiivide ja GO! 2025. aastal toetati kultuuriasutuste digiüleminekut. See toimib tõhusa dokumendihalduse planeerimise mudelina, tagades arhiividokumentide - ja sellest tulenevalt kultuuripärandi - säilitamise algusest peale erinevate spetsialistide aktiivse kaasamise kaudu.
- Teadmiste jagamine ja tegevuse ühtlustamine Euroopa tasandil: Euroopa 2025. aasta kultuuripealinna Nova Gorica – Gorizia kultuuripärandi säilitamine aitab kaasa laiemale Euroopa kultuurimaastikule. Kuna tiitlit jagatakse kahe linna vahel eri riikides, edendatakse algatusega rahvusvahelist koostööd ja teadmiste jagamist, et tagada andmete nõuetekohane säilitamine. See lähenemisviis pakub nii praktilist kui ka professionaalset lahendust teistele lühiajalistele projektiorganisatsioonidele.
Edu saavutamise mudel
Jumal küll! 2025. aasta lähenemisviis, mis keskendub sisseprojekteeritud arhiveerimise kontseptsioonil ja suunistel põhinevate teenuste väljatöötamisele ja rakendamisele, võiks olla eeskujuks tulevastele Euroopa kultuuripealinnadele. Kuigi rakendamine võib Euroopa riikides olla erinev, võib pikaajalise säilitamise ja juurdepääsetavuse kavandamine algusest peale luua väärtusliku pretsedendi sarnase ulatusega tulevaste projektide jaoks.